Klanten aan het woord: Melanie Maatman en Franca van der Veer van Mijande Wonen

Wij spraken met Melanie Maatman (Directeur-bestuurder Mijande Wonen) en Franca van der Veer (Manager bedrijfsvoering) over onze samenwerking en de voordelen van het uitbesteden van zaken als het informatiemanagement, applicatieconsultancy en projectleiding. Want we kunnen natuurlijk zelf wel vertellen waar wij zo goed in zijn maar het is nog veel leuker om dat te horen van onze klanten.

Inleiding

Wij als ITwoon zijn oorspronkelijk ontstaan uit Woongroep Twente. Een samenwerkingsverband tussen een aantal woningcorporaties in de regio Twente. Toen zij uit elkaar gingen werd er besloten dat het wel heel nuttig zou zijn om inspanningen op het gebied van IT (en facilitair) gezamenlijk te blijven voeren. Iedere corporatie heeft immers een eigen cultuur maar aan het einde van de dag hebben we allemaal hetzelfde doel via dezelfde primaire processen en dat is het verhuren van woningen. Hierbij loopt iedere corporatie tegen dezelfde soort uitdagingen aan en kunnen we ontzettend veel van elkaar leren. Vandaar dat wij samenwerken zo’n belangrijk item vinden. Eén van de corporaties die met ons samenwerkt is Mijande Wonen. Wij spraken met Melanie Maatman (Directeur-bestuurder Mijande Wonen) en Franca van der Veer (Manager bedrijfsvoering) over onze samenwerking en de voordelen van het uitbesteden van zaken als het informatiemanagement, applicatieconsultancy en projectleiding. Want we kunnen natuurlijk zelf wel vertellen waar wij zo goed in zijn maar het is nog veel leuker om dat te horen van onze klanten.

We vroegen ze wat ITwoon voor Mijande Wonen doet en welke voordelen zij ervaren van onze samenwerking. Hierover vertelde Franca het volgende:

Richard Pieksma vervuld de rol van informatiemanager bij Mijande Wonen. We zien hiermee één vast gezicht, maar hij heeft de kennis van heel ITwoon achter zich. Hij is de schakel tussen 2 werelden in een heel breed werkveld, die precies weet welke specialisten hij moet inschakelen voor extra kennis. Zo krijgen we iemand met verstand van corporaties, het ERP, de pakketten en de issues die er zijn, maar die ook de andere marktpartijen goed kent. Richard kan meedenken met het jaarplan en ondernemingsplan en gaat hierover ook de discussies aan. Het is fijn om zo iemand te hebben met wie je kan sparren, met wie we onze I en A agenda inhoud kunnen geven. Hij helpt ons bij de uitvoering van de projecten maar ook de visie op I en A gebied. Hij begrijpt waar de organisatie aan toe is en waar niet. Hij vervult een soort interne functie en is echt verbonden met de organisatie. Dit kan je niet voor alle takken van sport op hoog niveau op eigen payroll invullen. Zo iemand is niet fulltime nodig en het deskundigheidsgebied verandert te snel. Ook mist dan de achterban die ITwoon vervult in extra kennis en handjes.

Ontzorgen

Een van de belangrijkste kernwoorden die volgens Melanie en Franca past bij de samenwerking is ‘ontzorgen’. Dit gebeurt op managementniveau, maar ook bij de medewerkers.

 Melanie: Dat jullie ons ontzorgen, dat vind ik het belangrijkste. Het gaat bij IT om een thema waarop je snel het gevoel krijgt dat je je op glad ijs begeeft omdat je er net te weinig van af weet.  Dan is het heel fijn dat iemand je begeleidt bij de moeilijke besluiten.

Franca: Het is gemakkelijk om te klagen als het om IT gaat. Als het werkt is het een vanzelfsprekendheid. De computer of toepassing moet het gewoon doen. En als het niet werkt ligt het al snel aan een ander. Mensen voelen zich snel onzeker over IT en het is nodig om ze de veiligheid te laten voelen om vragen te stellen. Doordat de applicatieconsultant van ITwoon echt het gesprek aan gaat, afpelt wat die persoon nodig heeft, ontdekken ze samen de mogelijkheden. Echt ernaast gaat zitten en zichtbaar is in de organisatie. I en A is binnen Mijande van ons allemaal. Onze collega’s voelen zich betrokken en kunnen met hulp van de applicatieconsultant de regie hebben om hun werk voor hen zelf en hun collega’s beter te organiseren. Het is vooral de toon die maakt dat daar net het verschil is. En ik vind dat ITwoon dat op een hele prettige manier doet met mensen. Het feit dat ITwoon in de organisatie aanwezig is maakt het verschil omdat mensen zeggen: ‘hee, nu ik je toch zie, ik zit ergens mee!’. Zo komt er een goed gesprek op gang en volgt daarna de projectstructuur om al of niet met wat medewerkers iets op te pakken. Want als het gaat om onze proceskennis, kennen veel medewerkers een stukje ervan. ITwoon is de smeerolie, en helpt om dat te verbinden. Jullie zetten de juiste personen bij elkaar, bijvoorbeeld op het gebied van incasso, iemand van financiën en wonen. En dan lukt het samen met de applicatie consultant beter om het gesprek te hebben over wat er beter moet of kan.

 Wat ik ook heel prettig vind aan ITwoon is het ontzorgen op het gebied van SLA’s. Dat vind ik best wel een technisch verhaal en je wilt toch dat toeleveranciers presteren op hetgeen je daarover afspreekt. ITwoon kan het technische gesprek alvast voeren zodat wij daaroverheen het businessgesprek kunnen hebben en meer kunnen focussen op ontwikkeling, waar de organisatie naar toe moet of wat er nog te doen staat.

Franca
“Ik vind dat ITwoon ons echt helpt om de volgende stap te zetten op strategisch maar ook op tactisch en operationeel niveau.”

 

Partner op I&A gebied

Richard is sinds juni 2017 parttime werkzaam als informatiemanager bij Mijande Wonen. In deze functie is hij verantwoordelijk voor het vertalen van de informatiebehoefte van Mijande Wonen naar informatievoorziening. Hij is opdrachtgever voor de ICT leveranciers en draagt bij aan het opstellen en uitvoeren van het I&A beleid, het I&A jaarplan en het beheren van het I&A budget.

Het I&A beleid van Mijande Wonen is in 2021 opnieuw opgesteld en vastgesteld. Dit nieuwe I&A beleid leidt tot de nodige veranderingen voor de informatisering, automatisering en I&A organisatie van Mijande Wonen. Deze veranderingen worden projectmatig opgepakt en zijn op basis van prioriteit vertaald naar jaarplannen, projecten en budgetten. Een belangrijk project is de transitie naar een nieuwe 365 werkplek van hostingprovider Previder. Dit project start eind 2021 met Richard als projectleider namens Mijande Wonen.

Franca: Ik vind dat ITwoon ons echt helpt met een professionaliseringsslag op I&A gebied. Als ik zie wat we in 1,5 jaar hebben bereikt en wat we op de planning hebben voor de komende 2 jaar: dat had ik alleen niet gekund. Niet met mijn kennis maar ook niet met de kennis die wij binnen de organisatie hebben. Richard helpt ons om de volgende stap te zetten op strategisch maar ook op tactisch en operationeel niveau. Ik signaleer van alles, op allerlei gebieden, maar niet overal moeten we wat mee. Richard helpt om zaken af te pellen en in te vullen waar verantwoordelijkheden liggen. Echt een partner om hierover goed het gesprek aan te gaan en je ook regelmatig even tot de orde roept. Het is de organisatie helpen maar soms ook afremmen. Wij zijn heel enthousiast, we willen heel veel, maar hebben niet altijd een beeld van hoe groot of zwaar een project is. Richard helpt om het in proportie te zien en geeft het inzicht om tot een haalbare projectenkalender te komen.

Wendbaarheid

Franca geeft aan dat ze op IT-vlak ook de wendbaarheid heel belangrijk vindt. Dit is een cultuur die je kiest en komt niet alleen doordat Mijande Wonen een kleinere organisatie is.

Melanie vult aan: Ja, je kunt wel iedere keer wachten tot je een besluit neemt wanneer je denkt dat je 100% van de kennis hebt, maar ik denk als je 70% of 80% van de kennis hebt qua overzicht, dat je op basis daarvan al redelijk goed aan kunt voelen of het een verstandig besluit gaat worden of niet. Franca en ik, wij kunnen elkaar wat dat betreft scherp houden daarin. We zijn snel, maar ik denk niet dat wij keuzes hebben gemaakt waar we achteraf van denken, ‘dat hebben we niet overzien’ of ‘dat hebben we dom gedaan’ of wat dan ook, nee. Op een gegeven moment is het ook gewoon het lef hebben om het te doen. Franca vult aan dat ze alsnog wel heel zorgvuldig zijn in de keuzes en dat ITwoon echt helpt om deze keuzes ook zorgvuldig af te wegen.

Melanie: Ik kom uit een grote organisatie en ben van daar uit ook ambitieus op dat vlak. Ik verwacht heel veel zaken die wij bij Mijande Wonen gewoon helemaal niet hebben. Maar dat op dat vlak nu alles door 1 persoon gebeurt die dan ITwoon achter zich heeft, heeft mij nog nooit teleurgesteld. Ik heb nooit gedacht: ‘Jemig, wisten ze dat niet?’ ‘Of hadden ze ons niet kunnen waarschuwen?’

Franca
“De nabijheid in de organisatie, die kennis van de business hebben en die betrokkenheid daarin, dat vind ik echt onderscheidend aan ITwoon.”

Meer samenwerking

We noemen het samenwerking, maar ITwoon is geen woningcorporatie. Mijande Wonen is een klant, maar het voelt als een collega corporatie. We zijn geen standaard IT-bedrijf omdat we zijn ontstaan uit woningcorporaties en zitten bij de corporaties.  En juist doordat we bij verschillende corporaties zitten doen we ontzettend veel kennis op over de processen en oplossingen. Door deze kennis weer toe te passen en de verschillende corporaties op die gebieden in verbinding te brengen kunnen we helpen het beste resultaat te behalen. Melanie en Franca delen deze visie op samenwerking met ons.

Melanie: Als ITwoon niet bestond zouden we nog meer de samenwerking met andere corporaties zoeken, daar de kunst afkijken, zowel bij grote als kleine corporaties. Als je de ruimte hebt om het zelf in huis te hebben, doe je dat dan ook? Desondanks hindert de samenwerking met ITwoon de samenwerking met andere corporaties niet. Die ligt op zoveel vlakken. Er is gewoon nog veel te winnen op veel domeinen. Maar je ziet dit nu wel op elk niveau steeds meer komen. Ik heb het gevoel dat het steeds meer naar elkaar toe gaat groeien. Ik vind het bijvoorbeeld gewoon eigenlijk raar dat we geen shared servicecenter hebben met z’n allen.

Franca beaamt dit: Dit zou wel mijn ideale wereld zijn. Alle organisaties zijn verschillend maar we hebben allemaal dezelfde opdracht. Het is moeilijk om vanuit de organisatie processen gelijk te stemmen en ook IT daarop gelijk te stemmen maar er is wel veel meer uit te halen. Ik denk dat we nu dingen ontzettend vaak dubbel of driedubbel doen, het wiel toch weer op onze eigen manier uitvinden.

ITwoon heeft in het klein al een shared service center, maar dit zou nog veel groter kunnen volgens Franca.

Melanie
“Het is fijn dat je iemand hebt die je ontzorgt en begeleidt bij de moeilijke besluiten die je moet nemen.”

 

Concurrentie

Wij vinden zelf dat ITwoon uniek is en een echte meerwaarde kan bieden voor woningcorporaties vanuit ons DNA en onze specifieke positie aan de corporatiekant. Maar we stelden als laatste toch nog even deze vraag: ‘Kan een andere partij of één van de grote leveranciers ook doen wat wij voor jullie doen?

Melanie: Bij grote clubs heb ik toch het gevoel dat het financiële oogmerk ook heel erg relevant en belangrijk voor ze is. Dat is vanuit hun perspectief bekeken heel logisch, maar dat is niet altijd mijn perspectief. Dat ze graag ergens meedraaien of aanschuiven maar dan denk ik toch, is dat omdat je ons wilt ontzorgen of om dat je facturen wilt indienen? En ik heb bij jullie het gevoel dat jullie meer zitten voor de corporatie dan om je eigen bedrijf draaiende te houden.

Franca: Als het gaat om de projecten, zijn we echt wel projecten aan het draaien waarvan ik ook denk dat een andere partij dan ITwoon het project zou kunnen draaien. Als het gaat om bewustwording van een softwareapplicatie bijvoorbeeld. Maar het is de verankering met die business. Weten waar we staan en waar we naar toe bewegen, dat is juist in die strategische visie, dus de I&A visie als afgeleide of ondersteuning van de strategische visie van de organisatie. Ik denk dat ITwoon daar echt oprecht in is om dat te willen begrijpen en mee te denken wat ons dan helpt. Een andere partij kan wel het project doen, maar dan mis je het stuk bewustwording/awareness. Als je het hebt over adoptie, hoe doe je dat dan. Ik kan met jullie in gesprek gewoon mensen noemen en dan snappen jullie, dus het gaat niet om de persoon, maar om die specifieke groep mensen die aandacht nodig heeft om dit tot een goed succes te maken.

Melanie: Men denkt vaak onterecht dat zaken te doen met een grote organisatie minder kwetsbaar zou zijn, maar in praktijk is het ook in grote organisaties maar een heel smal deel van die organisatie die zich met jouw organisatie bemoeit, dus het is een farce om alleen daarnaar te kijken Ik vind het belangrijk dat het de juiste mensen zijn die zich ergens mee bemoeien.

Franca
“De nabijheid in de organisatie, die kennis van de business hebben en die betrokkenheid daarin, dat vind ik echt onderscheidend aan ITwoon. “

Wij werken regelmatig samen met
X
vacatures bekijken