Vergaderen met Microsoft Teams

Door de plotselinge opkomst van het thuiswerken vanwege het veelbesproken Coronavirus zijn veel organisaties gedwongen om hier snel de benodigde voorzieningen voor te treffen. Één van die voorzieningen is bijvoorbeeld Microsoft Teams. Dit wordt vooral gebruikt zodat men samen kan vergaderen op afstand. Maar, uitrollen is slechts de helft van het verhaal. Men moet er ook nog mee overweg kunnen.

Klantvraag

Vanuit Mijande Wonen kregen de we de vraag om hun medewerkers op te leiden in het werken met Microsoft Teams. Het was gebleken dat men eigenlijk maar weinig met Teams deed, ondanks dat dit nu al een tijdje beschikbaar was. Teams is een goede tool voor het thuiswerken en het helpt Mijande bij goede dienstverlening naar huurders. Dus de wens was om een training te verzorgen waarin de basis van werken met Teams wordt behandeld, zodat de medewerkers van Mijande Wonen hiermee goed kunnen thuiswerken.

Onze aanpak

We vinden het belangrijk dat de training die we verzorgen precies past bij de wensen van de organisatie. De inrichting van de omgeving, het gebruik van Teams en het kennisniveau van medewerkers, is immers niet overal hetzelfde. We hebben daarom eerst een uitgebreide uitvraag gedaan. Daarna hebben we een training op maat gemaakt. Achteraf aan iedere training hebben we de deelnemers om een evaluatie gevraagd zodat we nog bij konden schaven op basis van de reacties.

Geleverde diensten

OPLEIDING

De opzet

Bij de uitvraag viel ons een aantal zaken op. Ten eerste bleek dat binnen deze organisatie veel verschillende apparaten werden gebruikt. Grote iPads waar ook Citrix op werd gedraaid, kleine iPads voor woningopnames, iPhones, windows laptops, chromebooks en zelfs ook hier en daar een Android apparaat. Omdat Teams net weer even anders werkt op ieder van deze apparaten is het lastig om één allesomvattende uitleg te geven.

Niet alleen werkt Teams anders op verschillende apparaten, ook de inrichting van Teams kan verschillen per organisatie. We hebben daarom gezorgd dat we de training in hun eigen omgeving konden geven. Zo zou men niet achteraf tegen dingen aan lopen die in hun eigen omgeving anders zou zijn ingericht.

Daarnaast hebben we de training heel praktisch ingestoken. Alles wat werd uitgelegd is ook geoefend door de deelnemers. Immers onthoud je dingen die je zelf hebt gedaan veel beter dan dingen die je alleen een keertje hebt gezien.

De trainingen

Een training duurde twee uur. De deelnemers konden zich via een linkje inschrijven voor een gewenst moment. Mede vanwege de veiligheid i.v.m. corona, hebben we er voor gekozen om de groepen te beperken tot 4 á 5 deelnemers per keer. Dit werd zowel door ons als de deelnemers als zeer positief ervaren omdat er zo voldoende tijd en aandacht kon worden gegeven aan iedereen.

In totaal zijn er 12 trainingen gegeven waar de klant ontzettend tevreden over was. Vanwege de kleine groepsgrootte was er genoeg ruimte voor alle vragen en men kon goed mee komen, ondanks de verschillende niveaus en verschillende apparaten. Dit was dan ook één van de dingen die veel uit de evaluatie naar voren kwam. Wat als minpunt vaak werd genoemd, is dat het toch wel erg lastig is dat Teams anders werkt op verschillende apparaten.

Na de training had men echt het gevoel de juiste kennis en handvaten te hebben om er thuis goed mee te werken. Gemiddeld kregen we in de evaluatie een 4+ uit 5 sterren.

Het resultaat

We hebben de deelnemers vooraf aan de training en direct na de training gevraagd welk cijfer ze zichzelf zouden geven voor hun kennis van Teams. Hieruit kwam dat men gemiddeld 3 punten is gestegen tijdens de training. En nu is het aan hen om dat cijfer nog verder op te krikken. Want de enige manier om handig te worden in werken met Teams, is door het te doen!

Een greep uit de beoordelingen door de cursisten van Mijande Wonen (anoniem):

“De trainsters hadden direct antwoorden paraat op de gestelde vragen.”

“Duidelijke voorbeelden en real time oefenen en zien wat je doet, dit is heel erg fijn.”

“Duidelijke uitleg en een niet te grote groep, waardoor iedereen de voor hem/haar benodigde aandacht kreeg. Trainers zijn ook goed op de hoogte van het verschil in werking op de verschillende apparaten.”