Kwartaalupdates ERP-systeem
Ieder kwartaal geeft leverancier Cegeka-DSA een servicepackrelease uit op haar eigen softwareproduct Dynamics Empire, het primair systeem van woningcorporatie Domijn. ITwoon zorgt voor de soepele overgang naar de nieuwe versie.
Onze aanpak
Onze aanpak is projectmatig (IPMA). In het project wordt zoveel mogelijk gebruikt gemaakt van standaardisering omdat het een herhalend proces is. Inmiddels is dit project opgenomen in de Service Level Agreement (SLA) met onze klant.
Geleverde diensten
Start
Nadat begin 2017 Domijn live ging met Dynamics Empire verscheen maandelijks een nieuwe servicepack release. Om geen onnodige tijd kwijt te zijn aan deze updates is bij aanvang een vaste groep van kerngebruikers aangesteld. Zij geven telkens aan of er noodzakelijke verbeteringen of fixes in de release zitten. Datzelfde wordt gedaan door onze Applicatieconsultants. De input wordt verzameld door ons. De input nemen we samen door met onze Applicatieconsultants en de proceseigenaren van Domijn. De proceseigenaren van Domijn beslissen dan of de release wordt geïnstalleerd. Richtlijn is om niet meer dan 3 releases achter te lopen.
Planning
Doordat de releases vooraf bekend worden gemaakt door de leverancier, reserveren we een jaar vooruit alle betrokken partijen op de verschillende momenten in het proces. Denk hierbij aan de leverancier die installeert, onze applicatieconsultants die ondersteunen en adviseren, de testers en proceseigenaren binnen woningcorporatie Domijn. Zo zorgen we dat iedereen de tijd beschikbaar heeft. Wij blijven bij planning en uitvoering raakvlakken van andere lopende projecten/activiteiten (denk aan de huurverhoging) in de gaten houden, zodat ze niet onverwachts in de weg zitten.
Uitvoering
Woningcorporatie Domijn beschikt over een testomgeving. De leverancier voert de installatie hierin uit in samenwerking met onze systeembeheerder. Zodra dit is afgerond doen wij een eerste controle. Hierna krijgen de kerngebruikers een seintje. Er staat voor hen een testscript klaar in de testmonitor. Hiermee testen ze hun eigen proces en de bevindingen komen direct bij onze Applicatiebeheerders terecht ter beoordeling en terugkoppeling. Een bevinding kan beoordeelt worden als een issue. De Applicatiebeheerders zorgen ervoor dat de issues worden opgelost, eventueel in samenwerking met de leverancier. Opgeloste issues worden altijd opnieuw ter test aangeboden aan de kerngebruikers. De proceseigenaren geven hun GO op de installatie in de productieomgeving als het vertrouwen er is dat de update probleemloos gedaan kan worden. Dit gehele update proces vanaf de installatie in de testomgeving heeft een doorlooptijd van 6 achtereenvolgende werkdagen.
Projectleiding
Ondanks dat de updates inmiddels onder de SLA worden opgepakt behandelen we dit toch als een project, wordt er een draaiboek gevolgd en zijn er vaste afstemmingsmomenten. Hoewel dit proces al vaak is doorlopen is geen update hetzelfde en blijft duidelijke communicatie en afstemming de sleutel. Zo wordt er zorg voor gedragen dat nieuwe functionaliteiten, procesveranderingen en bugfixes worden meegenomen in de tests.
Het resultaat
Door onze aanpak is er geen impact op de dagelijkse werkzaamheden geweest. Het ERP systeem van Woningcorporatie Domijn is ge-update. De medewerkers werken met de laatste gewenste functionaliteiten.
